نرم افزار مالی و حسابداری چیست
نرم افزار مالی و حسابداری چیست؟
این نرم افزار به عنوان قلب فرآیند مالی می‌باشد و باید طوری طراحی شود که قابل استفاده در هر نوع شرکتی از قبیل بازرگانی، خدماتی، پیمانکاری، تولیدی و … باشد. نرم افزار مالی و حسابداری به شما این امکان را می‌دهد که وقتی به طور مثال فاکتور خرید کالایی را ثبت می‌کنید نرم افزار حسابداری سند حسابداری آن را صادر کرده و در حساب‌های خرید کالا و شخصی که از او خرید شده ثبت می‌کند و به طور اتوماتیک تعداد و قیمت کالای خریداری شده و موجودی انبار را چک می‌کند. سپس در قسمت پرداخت سیستم به طور اتوماتیک چک و یا جه پرداخت شده را در سیستم ثیت می‌کند و گزاشات مالی را به روز می‌کند و در اختیار مسئول مربوطه قرار می‌دهد.
سیستم کامپیوتری حسابداری برای کارایی درست و مناسب در زمینه خدمات حسابداری احتیاج به نرم افزار مدیریت انبار دارد که تمام کارایی هایی که ذکر شد به صورت اتوماتیک انجام پذیرد . زیرا در صورت نبود نرم افزار اطلاعات مربوط به قسمت انبار باید به صورت دستی انجام شود که در این صورت در کار نرم افزار حسابداری خلل ایجاد می‌شود و عملا نمی‌توان از آن استفاده کرد.
بسیاری از نرم افزارهای حسابداری فقط برای صدور فاکتور برای مشتری و کنترل موجودی صندوق و کالای موجود در انبار ساخته شده است و مناسب و استاندارد برای دفاتر قانونی و خدمات مالی دوطرفه نمی‌باشد. به این نرم افزار مدل بازاری یا فروشگاهی می‌گویند. اما برخی از آن‌ها دارای دفاتر قانونی و استاندارد دو طرفه بوده که می‌توان هم با دید بازاری و هم حسابداری از آن استفاده کرد .
کسانی که از این نرم افزارها استفاده می‌کنند به ۳ گروه تقسیم می‌شوند:
- کارخانهها، ادارات و …
- شرکت ها، کارگاه‌ها و …
- فروشگاه‌ها ، مغازه‌ها و …
نرم افزار حسابداری چه وظیفه ای دارد؟
نرم افزار حسابداری برای رصد مستمر و مداوم و اثربخش معاملات مالی درون یک سازمان بوده و معمولا پکیج های پنج گانه ای را دنبال می کند که عبارتند از: دفتر کل، حساب های دریافتی، حساب های قابل پرداخت (بستانکار)، حقوق و دستمزد و گزارش گیری جامع مبتنی بر نیاز های مدیریت ارشد.
در طراحی و تولید نرم افزار های حسابداری (ACCOUNTING SOFTWARE) به منظور مدیریت اثر بخش امور مالی (FINANCIAL MANGEMNET)، این پنج قابلیت که ماژول (MODULE) نامیده می شود، لحاظ می شود.
نرم افزار های حسابداری چه کاربرد هایی را پوشش می دهند؟
اگر برای نخستین بار است که قصد دارید نسبت به خرید نرم افزار فروشگاهی حسابداری اقدام کنید، باید بدانید که اصولا نرم افزار های حسابداری بر اساس نیاز های خاصی تولید می شود و کاربرد های متنوع و متفاونی با یکدیگر دارند.
بخشی از نرم افزار های حسابداری، برای حسابداری پایه هستند. یعنی کارهای معمولی. مثلا مدیریت حساب های بانکی. بررسی ضمانت نامه های بانکی برای پروژه های مختلف. سر رسید چک هایی که به فروشندگان کالا و خدمات داده شده است. دریافت مبالغ صورت وضعیت از کارفرما های دولتی و خصوصی و مدیریت دارایی های ثابت و بررسی اسناد دریافتنی و پرداختنی. این ها در واقع هسته یک سیستم حسابداری را تشکیل می دهد که نیاز مدیریت مالی را تامین می کند.
بخشی از نرم افزار های حسابداری، پروژه محور (PROJECT BASED ACCOUNTING) تعریف و طراحی می شود. یعنی شما بر اساس پروژه ای که در یک صنعت خاص در یک مکان و زمان خاص دارید، نرم افزار خاصی طراحی یا خریداری می کنید تا آن نیاز خاص را بر طرف کند. این نرم افزار ها تلاش می کند تا سود شما در پروژه خاص بهتر رصد و افزایش یابد و از هدر رفتن منابع انسانی و کالایی، جلوگیری شود. حداکثر سازی سودآوری هم در مدیریت منابع انسانی هم در نظارت بر حسن اجرای تعهدات پیمانکار در مقابل مشتری (شامل کارفرما) صورت می گیرد.
در نرم افزار های حسابداری پروژه محور، تلاش می کند تا هزینه های پروژه در حال و اینده بررسی و همه هزینه ها از نظر مدیریت پروژه محاسبه می شود تا در بهبود تصمیم گیری مدیران میانی و ارشد موثر باشد.
برخی از نرم افزار های حسابداری تنها به منظور مدیریت تنخواه صورت می گیرد. این نوع نرم افزار ها، فقط به منظور مدیریت تن خواه و بررسی جریان نقدینگی تخصیصی به واحد های مختلف عملیاتی و اداری در نقاط مختلف طراحی می شود و تلاش می کند تا روند پیشرفت طرح های توسعه ای و هزینه های آن ها را بررسی کند. این نوع نوع نرم افزار ها هم در سازمان های دولتی و خصوصی و شرکت ها کاربرد دارد.
برخی از نرم افزار های حسابداری به منظور مدیریت موجودی طراحی می شود تا به شرکت ها کمک کند تا سطوح موجودی صحیح را برای به حداکثر رساندن سود و کاهش اتلاف هزینه و کاهش استهلاک و افزایش ضرر و زیان، تحت نظر قرار بگیرند.
آنچه باید در انتخاب نرم افزار حسابداری بدانید
- اندازه سازمان شما در خرید نرم افزار مهم است.
- فرهنگ مشاوره در خرید نرم افزار و فناوری اطلاعات را رعایت کنید.
- خرید نرم افزار حسابداری یعنی دید بهتر و شفاف در هزینه ها به منظور تسریع وتسهیل تصمیم گیری با گزارش های به موقع.
- پیش از خرید نرم افزار حسابداری، نیاز های خود را مشخص کنید تا مشخص شود کدام نرم افزار متناسب کدام خدمات حسابداری نیاز است تا ماژول مورد نظر انتخاب شود و از پرداخت هزینه های اضافی خودداری گردد.
- نرخ رشد کسب و کار خود را در نظر بگیرید و دامنه مشتریان و حد بزرگ شدن شرکت را بدانید تا مرتب نیاز به روز رسانی نرم افزار و پرداخت هزینه های پیش بینی نشده طراحی و به روز رسانی نشوید. بطور مثال هنگام خرید نرم افزار نمایندگی خودرو، نسبت به رشد کار خود توجه داشته باشید.
- از مجموعه ای که نسبت به خرید نرم افزار اقدام می کنید، خدمات پشتیبانی تکنیکی مشخص دریافت کنید.
- استعلام قیمتی از شرکت های دارای محوز از شورای عالی انفورماتیک را فراموش نکنید.
- نرم افزار های حسابداری در قالب پردازش ابری (CLOUD COMPUTING) و هوش مصنوعی (ARTIFICIAL INTELLIGENCE) روز به روز کاربرد بیش تری پیدا می کنند و در هزینه ها صرفه جویی و تسریع عملکرد ها را در اختیار مدیران مالی قرار می دهند.
- نرم افزار حسابداری خوب باید گزارش و تجزیه و تحلیل خوبی تولید کند و به شما در تحلیل یاری رساند.
- نرم افزار حسابداری خوب باید گرافیک خوب داشته باشد تا شما در کار مداوم خسته نشوید.
- نرم افزار حسابداری خوب مثلا نرم افزار رستوران باید با اتوماسیون شما همراه شود. انواع و اقسام خروجی ها تولید و با نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی (HRM) ، مدیریت روابط مشتری (CRM) و امثالهم همراستا شود.
- قابلیت به روز رسانی آسان داشته باشد و باگ ها شناسایی و قابل رفع باشد.
- قابلیت سفارشی سازی نرم افزار بسیار مهم است و باید با نیاز های شما هم گام سازی شود.
- قابلیت اتصال به نرم افزار ها و سخت افزار های مورد نظر شما را داشته باشد.
- قابلیت اتصال به زیر سیستم های مختلف مالی و اداری را داشته باشد.
- قابل بسط و گسترش بوده و بتوان ماژوال های مختلف را روی آن نصب کرد.
- امنیت بالا داشته و قابل هک شدن آن ضعیف باشد و مطابق با استانداردهای امنیت شبکه.
- قابل اجرا شدن در پلتفرم های مختلف باشد.
- روی پردازش ابری مشکل نداشته باشد.
- چند کاربره باشد تا با تعیین سطح دسترسی، کاربران بتوانند به آن وصل شده و اطلاعات اضافه و گزارش گیری کنند.
- امکان دسترسی به حسابداران خرد و ارشد بدهد.
- داشبورد جامع و همه کاره داشته باشد تا دسترسی لحظه ای به اطلاعات امکان پذیر باشد.
- حسابداری تحت وب را برای شما آسان کند.